Το POS και οι Online Παραγγελίες σας Δεν Πρέπει να Είναι Άγνωστοι: Γιατί η Διπλή Καταχώριση σας Τρώει τα Βράδια

Παρασκευή, 19:40, και το tablet στον πάγκο χτυπά με νέα online παραγγελία. Κάποιος — συνήθως όποιος είναι πιο κοντά — τη διαβάζει από τη μία οθόνη και την πληκτρολογεί στο POS στην άλλη. Δύο σαλάτες, η μία χωρίς κρεμμύδι, ένα burger με τη σάλτσα χωριστά, τα κυρίως μετά τα ορεκτικά. Μετά το επόμενο χτύπημα. Μέσα στο ρελάνς αυτό επαναλαμβάνεται ξανά και ξανά, και κάθε αντιγραφή γίνεται βιαστικά, από μνήμης, από έναν άνθρωπο που εκείνη ακριβώς τη στιγμή έχει άλλες τρεις δουλειές.

Το αντίστροφο πρόβλημα είναι πιο αθόρυβο αλλά εξίσου ακριβό. Ανεβάσατε την τιμή της μπριζόλας την Τρίτη — στο POS. Το online μενού δεν το έμαθε ποτέ, οπότε το site πουλούσε όλη την εβδομάδα χαρούμενα στην τιμή της Τρίτης. Ή το πιάτο ημέρας τελείωσε στις 20:15, το POS το ξέρει, και το online μενού συνεχίζει να δέχεται παραγγελίες γι' αυτό μέχρι κάθε μία να διορθωθεί με ένα άβολο τηλεφώνημα. Το POS σας και οι online παραγγελίες σας λειτουργούν το ίδιο εστιατόριο — και είναι άγνωστοι μεταξύ τους.

Ο πραγματικός λογαριασμός για δύο συστήματα που δεν μιλούν μεταξύ τους

Η αντιγραφή μοιάζει δωρεάν επειδή κανείς δεν σας στέλνει τιμολόγιο γι' αυτήν. Δεν είναι δωρεάν. Κάθε online παραγγελία κοστίζει σε κάποιον λεπτά ακριβώς τη στιγμή που τα λεπτά είναι τα πιο σπάνια, και η χειροκίνητη αντιγραφή υπό πίεση παράγει ακριβώς τα λάθη που θα προβλέπατε: ο τροποποιητής που χάθηκε, το λάθος τραπέζι, η ποσότητα που από δύο έγινε ένα. Ο πελάτης κατηγορεί το εστιατόριο, όχι τη ροή εργασίας.

• •Χρόνος αντιγραφής — κάθε online παραγγελία περνά από δύο χέρια, πάντα μέσα στο service, ποτέ στο ήσυχο απόγευμα
• •Ξεπερασμένες τιμές — μια τιμή που άλλαξε στο POS συνεχίζει να πουλιέται στην παλιά τιμή online μέχρι κάποιος να θυμηθεί το δεύτερο σύστημα
• •Πώληση όσων τελείωσαν — το POS ξέρει ότι ένα είδος τελείωσε· το online μενού συνεχίζει να δέχεται παραγγελίες γι' αυτό
• •Ασυμφωνία στο κλείσιμο — δύο συστήματα, δύο σύνολα, και μισή ώρα κυνήγι της διαφοράς μετά το κλείσιμο

Το τελευταίο αξίζει ξεχωριστή αναφορά. Όταν οι online παραγγελίες ζουν σε ένα σύστημα και το POS σε άλλο, η βραδιά τελειώνει με δύο αριθμούς που θα έπρεπε να συμφωνούν και σπάνια συμφωνούν. Αυτή η παραγγελία με κάρτα καταχωρήθηκε δύο φορές; Η ακυρωμένη διανομή αφαιρέθηκε και από τα δύο συστήματα ή μόνο από το ένα; Η χειροκίνητη συμφωνία είναι αργή, και την κάνει πάντα τα μεσάνυχτα ο πιο κουρασμένος άνθρωπος στο κτίριο.

Μια παραγγελία που αντιγράφεται με το χέρι καταχωρείται στην πιο φορτωμένη στιγμή της βάρδιας, από όποιον έτυχε να είναι ελεύθερος, από μια οθόνη που διαβάζει λοξά. Η έκπληξη δεν είναι ότι γίνονται λάθη. Η έκπληξη είναι πόσα βράδια ένα εστιατόριο τα απορροφά πριν αποφασίσει ότι πρόκειται για πρόβλημα λογισμικού, όχι προσωπικού.

Τι κάνει πραγματικά μια σωστή αμφίδρομη ενσωμάτωση

Το μενού ζει σε ένα μέρος

Με μια πραγματική ενσωμάτωση, προϊόντα, κατηγορίες και τιμές συγχρονίζονται ανάμεσα στο online μενού και το POS — και εσείς αποφασίζετε την κατεύθυνση. Μπορείτε να ορίσετε το POS ως πηγή της αλήθειας και να τραβάτε τα πάντα από αυτό, να στέλνετε από την online πλευρά, ή να αφήνετε κάθε αλλαγή να ρέει προς το άλλο σύστημα τη στιγμή που γίνεται. Διορθώνετε την τιμή μία φορά και τα δύο συστήματα συμφωνούν μόνα τους. Κάθε κατεύθυνση είναι ξεχωριστός διακόπτης, οπότε τίποτα δεν κινείται αν δεν το ανοίξατε.

Οι online παραγγελίες μπαίνουν στο POS μόνες τους

Μια επιβεβαιωμένη online παραγγελία δημιουργείται στο POS αυτόματα — χωρίς χτύπημα, χωρίς αντιγραφή, χωρίς λοξό διάβασμα. Η κατάσταση ρέει και αντίστροφα: όταν το POS σημάνει την παραγγελία έτοιμη, η online πλευρά και η παρακολούθηση του πελάτη ακολουθούν. Και μια παραγγελία από QR κωδικό σε τραπέζι μπορεί να προστεθεί στον ανοιχτό λογαριασμό του ίδιου τραπεζιού αντί να ανοίξει έναν καινούργιο ορφανό — έτσι ο λογαριασμός που βλέπει ο σερβιτόρος είναι όλη η αλήθεια.

Τελείωσε στο POS σημαίνει χάθηκε από το online μενού

Όταν το POS σημάνει ένα είδος ως εξαντλημένο, η ενσωμάτωση το σβήνει από το online μενού μόλις το POS αναφέρει την αλλαγή. Κανείς δεν παραγγέλνει το πιάτο που τελείωσε στις 20:15, κι έτσι κανείς δεν κάνει το απολογητικό τηλεφώνημα στις 20:40. Όταν επιστρέψει, επιστρέφει online με τον ίδιο τρόπο — χωρίς κανείς να θυμάται ένα δεύτερο σύστημα.

Πληρωμές και λογαριασμοί συμφωνούν

Οι λογαριασμοί και οι πληρωμές τους μπορούν επίσης να καθρεφτίζονται ανάμεσα στα δύο συστήματα: μια πληρωμή που καταγράφεται από την online πλευρά καταχωρείται στο POS, και τα ανοιχτά έγγραφα του POS μπορούν να περάσουν προς την άλλη κατεύθυνση. Το ζητούμενο είναι ένα και μόνο κλείσιμο ημέρας — ένα σύνολο αριθμών, συμφωνημένο και από τα δύο συστήματα, αντί για μεταμεσονύχτιο κυνήγι των τριάντα ευρώ που λείπουν.

Τι να ρωτήσετε τον προμηθευτή του POS σας πριν την ενσωμάτωση

Δεν μπορεί κάθε POS να τα κάνει αυτά, και η διαφορά σπάνια φαίνεται σε μια εμπορική παρουσίαση. Τέσσερις ερωτήσεις τη λύνουν. Έχει το POS τεκμηριωμένο API που μπορεί να δέχεται παραγγελίες και να εκθέτει τον κατάλογο; Μπορεί να ανακοινώνει αλλαγές από μόνο του — ένα webhook που πυροδοτείται όταν αλλάζει μια τιμή ή τελειώνει ένα είδος — αντί να περιμένει να ρωτηθεί; Έχουν τα είδη και οι κατηγορίες σταθερά αναγνωριστικά, ώστε οι δύο κατάλογοι να συνδεθούν είδος προς είδος αντί να ταιριαστούν με όνομα και ελπίδα; Και ελέγχεται κάθε κατεύθυνση συγχρονισμού ξεχωριστά, ώστε να ξεκινήσετε μόνο με λήψη, πριν στείλετε οτιδήποτε; Το Ordering.Tools ενσωματώνεται με POS συστήματα που περνούν αυτόν τον πήχη, μεταξύ των οποίων το Barsy — ένα cloud POS με ευρεία χρήση στη Βουλγαρία — και η ενσωμάτωση είναι χτισμένη ανά κατεύθυνση, οπότε ένα προσεκτικό ξεκίνημα είναι υποστηριζόμενη διαμόρφωση, όχι πατέντα.

Πριν ανοίξετε οποιονδήποτε συγχρονισμό καταλόγου, συνδέστε τα είδη που ήδη έχετε και στις δύο πλευρές. Η αντιστοίχιση του υπάρχοντος μενού πρώτα — είδος προς είδος, κατηγορία προς κατηγορία — είναι αυτό που εμποδίζει τον πρώτο συγχρονισμό να δημιουργήσει ένα αντίγραφο ολόκληρου του μενού σας. Κάντε την αντιστοίχιση μία φορά, με ηρεμία, πριν αρχίσουν να κινούνται τα δεδομένα.

Ρεαλιστική σειρά υλοποίησης: πρώτα το μενού, μετά οι παραγγελίες

Μην τα ανοίξετε όλα σε ένα απόγευμα. Ξεκινήστε με το μενού, προς μία κατεύθυνση μόνο: τραβήξτε τον κατάλογο από το POS στο online μενού και αφήστε το POS το μοναδικό μέρος όπου η ομάδα σας κάνει αλλαγές. Τρέξτε έτσι μία εβδομάδα. Θα δείτε τιμές και περιγραφές να μένουν ευθυγραμμισμένες χωρίς κανείς να αγγίζει το δεύτερο σύστημα, και θα βρείτε τα κενά της αντιστοίχισης όσο ακόμη διορθώνονται φθηνά.

Μετά προσθέστε τις παραγγελίες: οι νέες online παραγγελίες αρχίζουν να μπαίνουν στο POS μόνες τους, και οι καταστάσεις ρέουν πίσω. Δώστε και σε αυτό τη δική του εβδομάδα. Ακολουθεί ο συγχρονισμός διαθεσιμότητας, ώστε τα εξαντλημένα να σταματήσουν να πουλιούνται online. Ο καθρεφτισμός πληρωμών και λογαριασμών πάει τελευταίος — είναι το στρώμα που θέλετε πάνω σε ένα μενού και μια ροή παραγγελιών που ήδη εμπιστεύεστε. Κάθε βήμα είναι ξεχωριστός διακόπτης, κάθε ένα είναι αναστρέψιμο, και σε κανένα σημείο η ομάδα σας δεν τρέχει δύο συστήματα με το χέρι.

Από πού να ξεκινήσετε

Αν έχετε ήδη ένα POS που σας αρέσει, κρατήστε το — εδώ μιλάμε για σύνδεση, όχι για αντικατάσταση. Η σελίδα Ενσωματώσεις POS δείχνει τι συγχρονίζεται και προς ποιες κατευθύνσεις, και η σελίδα Ενσωμάτωση Barsy POS περνά τη ρύθμιση για καταστήματα με Barsy βήμα βήμα. Αν παραγγελίες φτάνουν και από πλατφόρμες διανομής, η σελίδα Παραγγελίες από Πλατφόρμες καλύπτει πώς μπαίνουν στην ίδια ροή, ώστε μία οθόνη να τα κρατά όλα. Και αν ακόμη διαλέγετε το ίδιο το POS, ο οδηγός μας για την επιλογή POS εστιατορίου καλύπτει τι να δοκιμάσετε πριν υπογράψετε — με τη δυνατότητα ενσωμάτωσης ψηλά στη λίστα.