Коледни и новогодишни предварителни поръчки: подгответе празничното меню през октомври, а не на 15 декември

Всеки декември е един и същ филм. Телефонът започва да звъни през първата седмица — „може ли да поръчам празнично плато за 24-ти?" — и някой записва отговора в тетрадката до касата. Към средата на месеца тетрадката съдържа четиридесет поръчки в три почерка — две от тях ще се изгубят, а една гласи само „Мария — 2 плата" без телефон. Кухнята научава реалния обем на 23-ти, когато оставащите опции са героизъм или извинения.

Нищо от това не е декемврийски проблем. Това е октомврийски проблем, който излиза наяве през декември. Офертата никога не е била прикована, затова всяка поръчка започва като разговор. Поръчките никога не са влезли в система, затова тетрадката става базата данни. Това е планът как да преместите всичко онлайн през октомври, докато кухнята е спокойна и менюто още може да се променя.

Истинският проблем: декемврийските поръчки живеят в тетрадка

Всяко телефонно обаждане прекъсва обслужването в най-натоварения момент от годината. Нищо не се потвърждава писмено на клиента, затова половината вземания започват с „поръчах голямото… не, за 31-ви". Никой не може да сумира тетрадка по ден и час, затова подготовката се планира по памет и надежда. Това не е проблем на персонала, а на инструмента — една тетрадка не може да върши това, което декември иска от нея.

Решението не е повече хора на телефона. Решението е ангажиментът да се премести онлайн: истински продукт, поръчан за конкретна дата и час, платен при поръчката. По-долу е как това да работи до началото на ноември.

Октомврийският план, стъпка по стъпка

1. Превърнете празничната оферта в истински продукти, не във Facebook пост

Празнично плато, обявено с пост в социалните мрежи, е генератор на въпроси: какво има в него, колко струва, има ли ядки, за колко души е. Вместо това превърнете всеки празничен артикул в истински продукт — име, снимка, фиксирана цена, информация за алергени и диети и ред колко души храни. Същото важи за фиксирано коледно или новогодишно меню: един продукт, една цена на човек. После клиентите го поръчват както всичко останало, всяка поръчка пристига изписана артикул по артикул, а екипът ви отговаря на въпросите с линк, а не с монолог.

2. Приемайте предварителни поръчки за дата и времеви слот

Включете планираното поръчване, за да задава чекаутът въпроса, който тетрадката никога не зададе: точно кога. Клиентът избира слот за вземане или доставка от часовете, в които реално работите, и „някъде на 24-ти" става „на 24-ти в 12:30". Вашата страна от сделката е списъкът по слотове: кухнята вижда дни напред колко плата тръгват на обяд и колко в пет.

Още през втората седмица на декември списъкът по слотове ви казва как изглежда 24-ти — колко вземания в 12:00, колко в 17:00 и кой ден тихо е препълнен. Тетрадката съдържа същата информация; просто не може да отговори на въпроса.

3. Задайте празнично работно време и крайни срокове, които се спазват сами

Декември има странни часове: затворено на 25-ти, кратък ден на 31-ви, може би частно събитие на 27-ми. Въведете ги веднъж като специални часове и затваряния и изборът на слот спира да предлага тези времена на когото и да било. Никой не поръчва коледно плато за обяд в ден, в който сте затворени — и никой не съобщава лошата новина, защото опцията никога не се е появила.

Крайните срокове работят по същия начин. Дайте на празничната категория прозорец на валидност — видима от 1 ноември, изчезнала след последната дата за поръчки — и менюто се сваля само, по график. Без разговори „съжалявам, спряхме да приемаме в петък" и без поръчка, промъкнала се на 23-ти за плато, което кухнята вече не може да направи.

4. Големите тави и офис партитата минават през оферта

Офис парти за четиридесет души няма място в същия поток като вечеря за двама. Насочете го през заявка за кетъринг: клиентът избира от кетъринг менюто ви, попълва дата на събитието, брой гости, адрес и бележки за диети и изпраща. Вие я преглеждате, добавяте редовете, които едно меню не може да знае — доставка, обслужващ персонал, такса за подреждане — и изпращате оферта. Клиентът я приема от имейла, депозитът се удържа, а остатъкът се събира преди събитието.

През декември предпазните механизми значат най-много. Минималната поръчка държи дребните заявки извън опашката за оферти. Срокът за заявяване спира формата да приеме събитие за петдесет гости два дни предварително. Размерите на тавите — тава за десет, тава за двадесет — правят избора честен, така че офертата, която остойностявате, е събитието, което клиентът наистина е имал предвид.

5. Вземайте плащането онлайн, предварително

Празничното плато се пазарува, приготвя и опакова за един конкретен клиент. Ако този клиент не дойде, то умира в хладилната камера — персонализирана коледна поръчка няма втори купувач на 27-ми. Затова вземайте плащането онлайн при поръчката. Платените поръчки се вземат — клиентът гледа на вземането като на ангажимент, а не като на опция.

Платената предварителна поръчка е план. Неплатеното обещание по телефона е надежда. През декември разликата между двете е себестойността на всяко плато, което така и не е взето.

Планирането на персонала излиза от списъка със слотове

Щом всяка поръчка носи час, графикът се пише сам. Виждате кои дни са тежки, кога удря стената от вземания, колко ръце трябват на щанда и какво да поръчате от доставчиците за всеки ден подготовка. Местният календар оформя пиковете: в България сезонът се отваря рано с поръчките за риба за Никулден на 6 декември, а в Гърция двете големи празнични вечери — срещу Коледа и срещу Нова година — образуват двоен връх.

Графикът от октомври до декември

• •Октомври: решете празничната селекция, снимайте я и създайте продуктите — плата, фиксирани менюта, кетъринг тави с размери. Задайте едновременно минималната кетъринг поръчка, срока за заявяване и депозита.
• •Края на октомври: въведете специалните часове и затваряния за декември, дайте на празничната категория прозореца ѝ на видимост и включете планираното поръчване със слотове за вземане и доставка.
• •Началото на ноември: отворете предварителните поръчки и го кажете веднъж — линк на сайта, в биото, на касовия бон.
• •Края на ноември: пристигат заявките за оферти за офис партита. Отговаряйте им в деня, в който дойдат, докато и двата календара са още отворени.
• •Първата половина на декември: следете обема по дни и оставете крайният срок, зададен през октомври, да спре продажбите навреме.
• •Последната седмица: разпечатайте списъка по слотове за всеки ден и подготвяйте по него. Всяко вземане има име, час и платена сума — 23-ти става просто поредният ден за подготовка.

Откъде да започнете

Започнете с един октомврийски следобед. Изберете трите до пет празнични артикула, за които вече знаете, че ще се продават — платото, за което хората винаги питат, фиксираното меню, тавата за офиса. Снимайте ги на дневна светлина, запишете за колко души е всеки и ги качете като продукти. После задайте декемврийските часове и крайния срок за поръчки и включете слотовете. Това е цялата настройка.

Страницата на функцията Catering минава през потока с офертите от край до край — заявка, допълнителни редове, депозит и остатък. Страницата Schedule Management покрива механиката, на която този план стъпва: работно време, специални дни и затваряния и прозорците на валидност, които качват и свалят едно меню навреме. А ако слотовете за планирани поръчки са изцяло нови за обекта ви, ръководството ни за предварителни поръчки и планирано поръчване обяснява механиката — слотове, капацитет и напомняния — на която един празничен сезон тихо разчита.