Одиторски файл за НАП и документ за продажба при доставка
За поръчките с доставка, платени онлайн с карта, Ordering.Tools издава номерирания документ за продажба и съставя месечния одиторски файл (Приложение № 38), който качвате в НАП. Включва се по желание за всеки обект; изключено е, докато не го включите.
Какво представлява режимът
Законът изисква фискален бон за всяка продажба с карта. Чл. 3, ал. 17 от Наредба Н-18 позволява на регистриран електронен магазин да го замени — само за поръчки с доставка, платени онлайн с карта — с номериран документ за продажба, изпратен на клиента, и месечен одиторски файл в XML, подаван в НАП.
Ordering.Tools поема документалната част. Когато плащането с карта приключи, гостът получава документа за продажба по имейл и на страницата за проследяване на поръчката. В края на месеца одиторският файл се съставя от доставените поръчки. Качвате го в портала на НАП с вашия КЕП — ние не подаваме вместо вас.
Какво ви спестява
Без бон за платените с карта доставки
След като сте в режима, поръчка с доставка, платена онлайн с карта, получава документ за продажба вместо фискален бон — издава се и се изпраща автоматично.
Месечният файл се съставя сам
Всички поръчки с доставка за месеца, техните редове, ДДС, плащания и връщания влизат в XML файла. Без таблици и без ръчен експорт.
Проверен, преди да го качите
Файлът следва публикуваната от НАП XSD схема и всяка сума се проверява предварително. Месец, който не се връзва, се отказва със списък какво да се поправи.
Преглед, преди да се обвържете
Всеки обект може да види месеца така, както би го отчел файлът. Покажете го на счетоводителя си преди регистрацията — прегледът не създава задължение.
Как работи
Прегледайте месец
В Справки → Одиторски файл (НАП) отворете който и да е месец. Виждате поръчките, ДДС, плащанията и връщанията точно както би ги изброил файлът, с отметка „преглед“.
Регистрирайте е-магазина в НАП
Регистрацията се прави в портала на НАП с вашия КЕП. Картата за регистрация в Настройки изброява всичко, което формулярът иска — домейн, платформа, доставчици на плащания, идентификатори на търговеца.
Включете режима
Въведете номера на е-магазина, който НАП ви е дала. Включването изисква този номер, ЕИК на фирмата и активен портал за онлайн плащане с карта.
Подавайте всеки месец
Генерирайте месеца, свалете XML файла, качете го в портала на НАП с КЕП до 15-о число на следващия месец и го отбележете като подаден.
Какво получавате
Документ за продажба (чл. 52о)
Издава се за всяка поръчка с доставка, когато онлайн плащането с карта приключи, изпраща се на госта по имейл и се показва на страницата за проследяване.
- 10-цифрен номер, нарастващ с единица, за целия ЕИК
- Референтен номер на трансакцията и данъчна група на всеки артикул
- QR код с данните за продажбата по Приложение № 18а
- На езика на госта — български, английски, гръцки или турски
Месечен одиторски файл (Приложение № 38)
Един XML файл на месец с всички поръчки с доставка, предадени през месеца по часовника на обекта, независимо как са платени.
- Кодиран в windows-1251, както изисква схемата на НАП
- Връщанията се отчитат в месеца, в който са направени
- Отказаните и анулираните поръчки изобщо не влизат
- Бакшишът е изключен; подаръчната карта е плащане
Проверки преди крайния срок
Всеки ред и всяка сума по поръчка се проверяват, преди файлът да се състави — грешката излиза в админ панела, а не на 15-о число.
- Списък с проблеми: липсващ ЕИК, липсващ номер на трансакция, суми, които не се връзват
- При сваляне файлът се съставя наново и отбелязва промени след генерирането
- Отбелязвате всеки месец като подаден, след като го качите
- Същите данни през админ панела, API и MCP инструментите
Карта за регистрация и кодове на плащанията
Настройки → НАП е-магазин събира това, което искат формулярът за регистрация и файлът, и превежда всяко плащане в кода, който НАП очаква.
- Всички данни по Приложение № 33, готови за копиране
- Borica, ДСК, myPOS и Viva се отчитат като виртуален ПОС, Stripe — като доставчик на платежни услуги
- Плащане в брой на вратата се отчита като продажба с фискален бон
- Обектите под един ЕИК ползват една номерация и един файл
За кого е
Тъмна кухня без каса
Марка само за доставки, плащания с карта онлайн, без фискално устройство там, където се опаковат поръчките. Документът за продажба покрива тези поръчки — дръжте наложения платеж в брой изключен.
Ресторант за доставки с по-малко хартия
За платените с карта доставки вече не трябва да се печата бон и да се слага в торбата. Гостът получава документа по имейл.
Няколко обекта, една фирма
Обектите под един и същ ЕИК теглят номерата на документите от една поредица и се отчитат в един месечен файл.
Първо решава счетоводителят
Прегледайте миналия месец, свалете XML файла и го дайте на счетоводителя. Решете за регистрацията с реални цифри пред вас.
Поръчка, отказана след плащане
Връщането се отчита в месеца, в който е направено. Отказана или анулирана поръчка не присъства никъде във файла — нито като поръчка, нито като връщане.
Плащане в брой на вратата същата вечер
Доставките, платени в брой, пак изискват фискален бон от вашето устройство. Във файла те остават като продажби с фискален бон.
Режимът за е-магазини при доставка от ресторант
Наредба Н-18 урежда регистрирането на продажбите. Алтернативният ѝ режим за електронни магазини позволява на търговеца да замени фискалния бон с документ за продажба при плащане с карта без физическо присъствие — а за ресторант това са поръчките с доставка, платени онлайн. Поръчките за вземане и на маса се предават в обекта, затова запазват фискалния бон, както и да са платени.
Какво съдържа одиторският файл
Стандартизираният одиторски файл по Приложение № 38 изброява всички поръчки с доставка, предадени през месеца: редове, ДДС, отстъпки, номер на документа за продажба, начин на плащане и номер на трансакцията, плюс връщанията. Ordering.Tools го попълва от поръчките ви и проверява сметките, преди да го свалите. Месец без доставки няма файл.
След регистрацията всеки месец е задължителен
Режимът е доброволен, но регистрацията го прави задължителен: документ за всяка доставка, платена с карта, и файл за всеки месец с доставки, до 15-о число на следващия месец. Затова е изключен за всички обекти, докато сами не въведете номера на е-магазина и не го включите.
Първо говорете със счетоводителя си
Ordering.Tools съставя документите и файла; регистрацията, качването с КЕП и правният избор са ваши. Обект, който вече печата фискален бон за всяка онлайн поръчка, може да спечели малко от режима. Използвайте прегледа на месеца, за да решите заедно със счетоводителя си.
Одиторски файл за НАП — въпроси
Какво е одиторският файл по Приложение № 38?
Стандартизираният одиторски файл е месечен XML, който регистриран е-магазин подава в НАП по Наредба Н-18. В него са доставените през месеца поръчки, техните редове, ДДС, плащания и връщания. Ordering.Tools го съставя от поръчките ви по публикуваната от НАП схема.
Трябва ли ми още фискален бон за поръчките с доставка?
В режима поръчките с доставка, платени онлайн с карта, получават документ за продажба вместо бон. Плащане в брой или с карта на вратата пак изисква фискален бон от вашето устройство. Поръчките за вземане и на маса винаги запазват фискалния бон, както и да са платени.
Ordering.Tools подава ли файла в НАП вместо мен?
Не. Порталът на НАП изисква ваш собствен квалифициран електронен подпис (КЕП). Сваляте XML файла от Ordering.Tools, качвате го в портала до 15-о число на следващия месец и после отбелязвате месеца като подаден.
Включва ли се режимът автоматично?
Не. Изключен е за всички обекти. Прегледът на месеца е достъпен без никакво задължение. Режимът започва едва когато се регистрирате в НАП, въведете номера на е-магазина и го включите — от този момент документите и месечният файл са задължителни.
Какво ми трябва, за да го включа?
Номерът на е-магазин, който НАП издава при регистрация, ЕИК на фирмата и активен портал за онлайн плащане с карта — Borica, ДСК, myPOS, Viva или Stripe. Картата за регистрация в Настройки показва данните за копиране във формуляра на НАП.
Да говоря ли със счетоводителя си, преди да го ползвам?
Да. Дали режимът подхожда на обекта ви, как да се регистрирате и как да декларирате доставчиците на плащания са правни и данъчни решения. Свалете преглед на месеца и го минете заедно преди първото истинско подаване.
Свързани функции
Други инструменти, които ресторантите използват заедно с този.
BC-50 на раздаването печата кухненската бележка и, когато решите, фискалния бон за същата поръчка. Един бон на поръчка, съставен от това, което гостът реално е платил — никой не преписва поръчката на касата.
Научи повечеStripe, myPOS, БОРИКА, Viva.com, Банка ДСК, Barsy POS и плащане в брой. Когато един метод не успее, клиентът превключва към друг -- без да губи поръчката си.
Научи повечеСпрете да плащате 15-30% комисионна за всяка поръчка за доставка. Определете зони за доставка на картата, валидирайте адреси при поръчка и задайте цени по зони -- за да контролирате маржовете вие, а не платформа за доставки.
Научи повечеПриемайте плащания с карта, Apple Pay и Google Pay за поръчки от сайта и QR менюто на защитената страница на Банка ДСК — директно във вашия търговски акаунт в ДСК. Всяко плащане се проверява в банката, преди кухнята да започне.
Научи повече